Rauhanliiton jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 24.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Rauhanliitto – Finlands Fredsförbund ry

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: rauhanliitto@rauhanliitto.fi

 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Toiminnanjohtaja Laura Lodenius

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: laura.lodenius@rauhanliitto.fi

 

3 Rekisterin nimi

Suomen Rauhanliitto – Finlands Fredsförbund ry:n tukijäsen- ja yhteystietorekisteri

 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tietoja käytetään järjestön tukijäsenten, hallituksen jäsenten sekä neuvottelukunnan jäsenten yhteystietojen ja tukimaksujen hallinnoimiseen.

Rekisterissä oleville henkilöille voidaan lähettää joitain kertoja vuodessa kohdennetusti kirjeitä tai sähköpostia, jotka sisältävät tietoa järjestön uutisista, tapahtumista ja kampanjoista. Kirjeet voivat sisältää myös muistutuksen tukijäsenmaksun maksamisesta tai muita varainhankinnallisia viestejä. Hallituksen jäsenille voidaan lisäksi lähettää hallituksen työskentelyyn liittyviä ja neuvottelukunnan jäsenille neuvottelukunnan toimintaan liittyviä asiakirjoja ja muita viestejä kirjeitse tai sähköpostitse.

Tukijäsenten yhteystietoja käytetään lisäksi tukijäsenetuihin kuuluvien rauhanlehtien toimittamiseen.

 

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Rauhanliiton tukijäsenten, hallituksen jäsenten ja neuvottelukunnan jäsenten henkilötietoja.

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite (vapaaehtoinen)
  • tukijäsenyyden maksusuoritukset ja liittymisvuosi
  • tukijäsenetuihin kuuluvien rauhanlehtien tilaustiedot ja muut tukijäsenten valinnat jäsenviestinnän kanavista
  • tieto mahdollisista Rauhanliiton luottamustehtävistä tai kunnianimityksistä (esim. puheenjohtaja, kunniapuheenjohtaja tai kunniajäsen, halllituksen jäsen tai neuvottelukunnan jäsen)
  • mahdollinen jäsenyys paikallisyhdistyksessä / jäsenjärjestössä niissä tapauksissa, kuin se on tarpeellista esimerkiksi jäsenjärjestöjen yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämiseksi

 

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Nimi ja osoite perustuvat tilaajan ilmoitukseen ja että on joko liittynyt tukijäseneksi tai tullut valittua järjestön hallintoon tai delegaatioon. Tiedot on ilmoitettu suullisesti tai kirjallisesti postitse tai sähköpostitse Rauhanliiton työntekijälle. Lisäksi tukijäseneksi voi liittyä manuaalisesti tapahtumien yhteydessä tai liiton toimistolla.

Tukijäsenet

Rauhanliiton tukijäseneksi voi liittyä Holvi-verkkopalvelun kautta, sähköpostitse ottamalla yhteyttä Rauhanliiton toimistoon tai ilmoittamalla liittymiseen vaadittavat tietonsa tapahtumissa tai Rauhanliiton toimistolla.

Rauhanliitto käyttää verkkosivuillaan evästeitä, joilla saamme tietoa siitä, mitä sivuja on selattu, mitä linkkejä on avattu ja millaisella laitteella tai palvelimella verkkosivuja on käytetty. Tällä tavalla seuraamme myös tukijäsenyyteen liittyvää liikennettä verkkosivuillamme ja Holvi-palvelussa. Käytämme tietoja sivuston kävijätietojen analysoimiseen, sivuston toimivuuden ja sisältöjen kehittämiseen ja sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen. Evästeillä keräämämme tieto on nimetontä, eivätkä esimerkiksi henkilön nimi tai sähköpostiosoite käy ilmi niistä. Evästeisiin voi kuitenkin tallentua esimerkiksi päivämäärä- ja paikkatietoja.

Hallituksen ja neuvottelukunnan jäsenet

Rauhanliiton hallituksen ja neuvottelukunnan jäsenet voivat ilmoittaa tietonsa liiton hallinnosta vastaavalle henkilökunnalle sähköpostitse, kirjeitse, puhelimitse tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Tietojen vastaanottaja huolehtii niiden siirtämisestä rekisteriin asianmukaisesti ja ilman ylimääräistä viivytystä.

 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan tukijäsenetuihin kuuluvien Ydin-, Fredsposten- ja Pax-lehtien postituksen toteuttamiseksi sekä tarvittaessa jäsenkirjeen postittamiseksi. Tukijäsenten yhteystiedot luovutetaan postitusta varten näiden painotuotteiden postituksesta vastaaville painoille. Painojen kanssa on sovittu lain mukaisista tietoturvatoimenpiteistä ja tietojen suojauksista.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta muuhun kuin Rauhanliiton toimintaan liittyviin tarkoituksiin.

 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tukijäsenrekisteri sijaitsee Rauhanliiton toimistolla Helsingissä, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Liiton tulijaksi voi liittyä tapahtumien yhteydessä manuaalisesti ilmoittamalla. Nämä tiedot tuhotaan välittömästi, kun tiedot on syötetty rekisteriohjelmaan. Manuaalisia listoja saavat käsitellä tapahtumissa työntekijät ja vapaaehtoiset, jotka vastaavat esittelypöydän tai vastaavan ylläpidosta.

Jäsenrekisterin tietoja käsitellään hetkittäin manuaalisesti esimerkiksi postitusten yhteydessä. Manuaalisia aineistoja käsittelevät Rauhanliiton työntekijät, joilla on käyttöoikeus myös sähköisesti käsiteltäviin tietoihin. Tulosteet ja muu manuaalinen rekisteritietoja sisältävä aineisto tuhotaan käytön jälkeen.

B Sähköinen aineisto

Sähköinen jäsenrekisteriohjelma sijaitsee Rauhanliiton toimistopäällikön koneella. Rekisterin tietoihin on pääsy niillä Rauhanliiton työntekijöillä, jotka vastaavat järjestön hallinnasta (toiminnanjohtaja / toimistopäällikkö). Jäsenrekisteri salasanalla suojattu, ja salasanoja säilytetään huolella. Salasana luovutetaan vain niille Rauhanliiton työntekijöille, joiden on käsiteltävä rekisteriä.

Rauhanliiton tukijäseneksi sähköisesti liittyvät henkilöt ilmoittavat liittymisen yhteydessä tietonsa Holvi-verkkokaupassa. Pääsy uusien tukijäsenten tietoihin Holvissa on niillä Rauhanliiton jäsenviestintään osallistuvilla työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat pääsyä näihin tietoihin. Tukijäseneksi liittymisen yhteydessä henkilö voi tilata Rauhanliiton sähköisen uutiskirjeen. Uuden tukijäsenen tiedot siirretään jäsenrekisteriin ja tarpeellisilta osin uutiskirjeen tilaajarekisteriin mahdollisimman pian, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan Holvista. Uutiskirjeen tilaajarekisteriä koskee oma rekisteriseloste, jonka löydät täältä. Holvi-palvelu on sitoutunut tietoturvan säilyttämiseen ja dataliikenteensä suojaamiseen. Lisää tietoa Holvin tietosuojakäytänteistä voit lukea täältä.

 

10 Tarkastusoikeus

Jokainen rekisterissä oleva voi kerran vuodessa pyytää nähtäväkseen mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyynnön voi tehdä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@rauhanliitto.fi

 

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjänä Rauhanliitto on sitoutunut ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön pyynnöstä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjää voi pyytää korjaamaan tiedot ottamalla yhteyttä Rauhanliittoon: toimisto@rauhanliitto.fi.