Rauhanliiton jäsen- ja yhteystietorekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 24.5.2018, 21.2.2020, 14.5.2020, 27.5.2020

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Rauhanliitto – Finlands Fredsförbund ry

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: rauhanliitto@rauhanliitto.fi, osoitteenmuutos- ja jäsenrekisteriasioissa jasenasiat@rauhanliitto.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Hallintopäällikkö Elias Laitinen

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: elias.laitinen@rauhanliitto.fi

3 Rekisterin nimi

Suomen Rauhanliitto – Finlands Fredsförbund ry:n jäsen- ja yhteystietorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tietoja käytetään järjestön jäsenten, kannattajajäsenten, hallituksen jäsenten, liikekumppanien sekä neuvottelukunnan jäsenten yhteystietojen hallinnoimiseen, näille viestimiseen sekä laskuttamiseen.

Rekisterissä oleville henkilöille voidaan lähettää joitain kertoja vuodessa kohdennetusti kirjeitä tai sähköpostia, jotka sisältävät tietoa järjestön uutisista, tapahtumista ja kampanjoista. Kirjeet voivat sisältää myös muistutuksen kannatusjäsenmaksun maksamisesta tai muita varainhankinnallisia viestejä. Hallituksen jäsenille voidaan lisäksi lähettää hallituksen työskentelyyn liittyviä ja neuvottelukunnan jäsenille neuvottelukunnan toimintaan liittyviä asiakirjoja ja muita viestejä kirjeitse tai sähköpostitse.

Kannattajajäsenten yhteystietoja käytetään lisäksi jäsenetuihin kuuluvien rauhanlehtien toimittamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää Rauhanliiton kannattajajäsenten, hallituksen jäsenten ja neuvottelukunnan jäsenten henkilötietoja (hallituksen osalta sosiaaliturvatunnus) sekä jäsenten ja liikekumppanien yhteys- ja laskutustietoja.

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

  • etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite (vapaaehtoinen)
  • jäsenmaksusuoritukset ja liittymisvuosi
  • jäsenetuihin kuuluvien rauhanlehtien tilaustiedot ja muut valinnat jäsenviestinnän kanavista
  • tieto jäsenyyden luonteesta ja luottamustoimista (esim. puheenjohtaja, kunniapuheenjohtaja tai kunniajäsen, halllituksen jäsen tai neuvottelukunnan jäsen)

Tiedot poistetaan, kun henkilö ei viiteen vuoteen ole maksanut jäsenmaksua tai ollut muussa tässä selosteessa kuvattua rekisterimerkintää edellyttävässä suhteessa Rauhanliittoon.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Nimi ja osoite perustuvat ilmoitukseen ja että on joko liittynyt jäseneksi tai tullut valittua järjestön hallintoon tai delegaatioon. Tiedot on ilmoitettu suullisesti tai kirjallisesti postitse tai sähköpostitse Rauhanliiton työntekijälle. Lisäksi jäseneksi voi liittyä verkossa, tapahtumien yhteydessä tai liiton toimistolla. Tarvittavat tiedot kirjataan jäsenrekisteriin ja mahdolliset väliraportit (listat ja muistilaput) hävitetään heti tämän jälkeen tietoturvallisesti.

Kannattajajäsenet

Luonnolliset henkilöt voivat liittyä Rauhanliiton kannattajajäseniksi Holvi-verkkopalvelun kautta, verkossa suoraan jäsenrekisteriin kirjaavalla liittymislomakkeella, sähköpostitse ottamalla yhteyttä Rauhanliiton toimistoon tai ilmoittamalla liittymiseen vaadittavat tietonsa tapahtumissa tai Rauhanliiton toimistolla.

Rauhanliitto käyttää verkkosivuillaan evästeitä, joilla saamme tietoa siitä, mitä sivuja on selattu, mitä linkkejä on avattu ja millaisella laitteella tai palvelimella verkkosivuja on käytetty. Tällä tavalla seuraamme myös kannattajajäsenyyteen liittyvää liikennettä verkkosivuillamme ja Holvi-palvelussa. Käytämme tietoja sivuston kävijätietojen analysoimiseen, sivuston toimivuuden ja sisältöjen kehittämiseen ja sosiaalisen median ominaisuuksien tukemiseen. Evästeillä keräämämme tieto on nimetontä, eivätkä esimerkiksi henkilön nimi tai sähköpostiosoite käy ilmi niistä. Evästeisiin voi kuitenkin tallentua esimerkiksi päivämäärä- ja paikkatietoja.

Hallituksen ja neuvottelukunnan jäsenet

Rauhanliiton hallituksen ja neuvottelukunnan jäsenet voivat ilmoittaa tietonsa liiton hallinnosta vastaavalle henkilökunnalle sähköpostitse, kirjeitse, puhelimitse tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Tietojen vastaanottaja huolehtii niiden siirtämisestä rekisteriin asianmukaisesti ja ilman ylimääräistä viivytystä, ja tuhoaa mahdolliset väliraportit tietoturvallisesti.

Jäsenet ja liikekumppanit

Jäseniltä ja liikekumppaneilta kerätään tavanomaiset yhteydenpito- ja laskutustiedot, joita käytetään näihin tarkoituksiin.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Yhtä paikallista varmuuskopiota säilytetään niin, ettei ylimääräisillä henkilöillä ole siihen pääsyä. Edellinen varmuuskopio tuhotaan uuden ottamisen yhteydessä.

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan jäsenetuihin kuuluvien rauhanlehtien postituksen toteuttamiseksi sekä tarvittaessa jäsenkirjeen lähettämiseksi. Kannattajajäsenten yhteystiedot luovutetaan postitusta varten näiden painotuotteiden postituksesta vastaaville painoille. Painojen kanssa on sovittu lain mukaisista tietoturvatoimenpiteistä ja tietojen suojauksista.

Hallituksen jäsenten osalta tietoja luovutetaan pyynnöstä Rauhanliiton käyttämille palveluntarjoajille, joilla on pyynnölleen perusteltu syy. Tällaisia ovat esimerkiksi pankki- ja maksuliikenteen palvelut.

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta muuhun kuin Rauhanliiton toimintaan liittyviin tarkoituksiin.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU:n alueella sijaitsevalle palvelimelle. Jäsenten tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle, mutta suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköposti- ja tekstiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.

Tietojen luovuttamisessa käytämme EU-alueelle suunnattua GDPR-yhteensopivaa versiota Google GSuite -palvelusta, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU:n ulkopuolelle. Lisätietoja: https://gsuite.google.com/terms/dpa_terms.html Tietojen lähettäminen sähköpostitse minimoidaan ja aineisto tuhotaan käytön jälkeen.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Liiton kannattajajäseneksi voi liittyä tapahtumien yhteydessä manuaalisesti ilmoittamalla. Nämä tiedot tuhotaan välittömästi, kun tiedot on syötetty rekisteriohjelmaan. Manuaalisia listoja saavat käsitellä tapahtumissa työntekijät ja vapaaehtoiset, jotka vastaavat esittelypöydän tai vastaavan ylläpidosta.

Jäsenrekisterin tietoja käsitellään hetkittäin manuaalisesti esimerkiksi postitusten yhteydessä. Manuaalisia aineistoja käsittelevät Rauhanliiton työntekijät, joilla on käyttöoikeus myös sähköisesti käsiteltäviin tietoihin. Tulosteet ja muu manuaalinen rekisteritietoja sisältävä aineisto tuhotaan käytön jälkeen.

B Sähköinen aineisto

Sähköisessä muodossa FloMembers-järjestelmässä säilytettäviin jäsenkisterin tietoihin on pääsy niillä Rauhanliiton työntekijöillä, jotka vastaavat järjestön hallinnosta ja viestinnästä (toiminnanjohtaja, hallintopäällikkö, viestintä- ja vaikuttamistyön asiantuntija). Jokaisen käyttäjätunnuksen kirjautumiset ja näiden tekemät muutokset tallentuvat lokiin. Lisää FloMembersin tietosuojakäytänteistä voit lukea täältä: https://flomembers.fi/mika-on-eun-uusi-tietosuoja-asetus https://github.com/FloAppsLtd/Documents/blob/master/SecurityPolicy.md

Rauhanliiton kannattajajäseneksi sähköisesti liittyvät henkilöt saattavat ilmoittaa liittymisen yhteydessä tietonsa Holvi-verkkokaupassa. Pääsy uusien kannattajajäsenten tietoihin Holvissa on niillä Rauhanliiton jäsenviestintään osallistuvilla työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat pääsyä näihin tietoihin. Kannattajajäseneksi liittymisen yhteydessä henkilö voi tilata Rauhanliiton sähköisen uutiskirjeen. Uuden kannattajajäsenen tiedot siirretään jäsenrekisteriin ja tarpeellisilta osin uutiskirjeen tilaajarekisteriin mahdollisimman pian. Uutiskirjeen tilaajarekisteriä koskee oma rekisteriseloste. Holvi-palvelu on sitoutunut tietoturvan säilyttämiseen ja dataliikenteensä suojaamiseen. Lisää tietoa Holvin tietosuojakäytänteistä voit lukea täältä: https://support.holvi.com/hc/fi/articles/202260402-Tietosuojaseloste

10 Tarkastusoikeus

Jokainen rekisterissä oleva voi kerran vuodessa pyytää nähtäväkseen mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyynnön voi tehdä sähköpostitse osoitteeseen jasenasiat@rauhanliitto.fi

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjänä Rauhanliitto on sitoutunut ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön pyynnöstä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisterinpitäjää voi pyytää korjaamaan tiedot ottamalla yhteyttä Rauhanliittoon: jasenasiat@rauhanliitto.fi.